Holcim Polska, we współpracy z zespołem RPA EBS i przy wykorzystaniu platformy Vertex AI, zrealizował projekt automatyzacji obsługi skrzynek mailowych dedykowanych fakturom i zapytaniom od dostawców. Dzięki zastosowaniu technologii generatywnej AI udało się stworzyć rozwiązanie, które przyspieszyło i uprościło procesy finansowe.
Holcim, wcześniej Lafarge, to przedsiębiorstwo zajmujące się produkcją materiałów budowlanych, między innymi cementu. Polska znajduje się w ścisłej europejskiej czołówce, jeśli chodzi o produkcję cementu. Holcim Polska jest właścicielem 8 dużych zakładów produkcyjnych i wydobywczych w Polsce (żwirownie, cementownie, kopalnie kruszyw). Obsługa procesów finansowych w tak dużej, rozproszonej geograficznie organizacji, była wyzwaniem dla właściciela.
Wdrożenie nowego systemu pozwoliło na automatyczną analizę treści e-maili oraz załączników w formacie PDF, a następnie podjęcie odpowiednich działań bez konieczności angażowania pracowników. Projekt objął dwa kluczowe obszary działalności: obsługę faktur oraz zapytań od dostawców. W obszarze faktur system rozpoznaje rodzaj dokumentu (faktura, zaliczka, korekta), przekierowuje wiadomości do właściwego adresu EDI i uruchamia integrację z systemami WMD oraz Hypatos, co znacząco skraca czas przetwarzania dokumentów. W obszarze zapytań rozwiązanie klasyfikuje wiadomości według priorytetu i tematyki (np. potwierdzenia salda, statusy płatności, księga główna, zapytania informacyjne, monity), a następnie automatycznie przekazuje je do odpowiednich folderów lub w przypadku spraw wymagających dalszej obsługi, do Service Desku EBS. Całość wspierana jest przez mechanizm zarządzania wyjątkami, który wykrywa niestandardowe sytuacje i kieruje je bezpośrednio do specjalistów.
Wierzymy, że technologia powinna upraszczać codzienną pracę i przyspieszać to, co powtarzalne. Dzięki współpracy z RPA EBS udało się zbudować rozwiązanie, które realnie wpływa na efektywność naszych zespołów finansowych i otwiera drogę do dalszej automatyzacji
Andrzej Czerwiński, Kierownik Projektów ds. Innowacji i AI w Holcim Polska
Wdrożenie przyniosło wymierne korzyści, takie jak skrócenie czasu obsługi dokumentów, ograniczenie liczby błędów, poprawa przejrzystości procesów oraz podniesienie jakości współpracy z dostawcami.
